Consultoria Financeira para Clínicas Odontológicas

O que pesa no resultado de uma clínica odontológica

• Custo de materiais e laboratório, um custo variável relevante que precisa entrar com precisão na precificação de cada procedimento.
• Tratamentos vendidos em pacotes e parcelados, que geram inadimplência e descasamento entre o custo, que ocorre agora, e o recebimento, que se estende por meses.
• Repasse a dentistas parceiros, que precisa ser calculado sobre o valor líquido, já descontados imposto e taxa de cartão, e não sobre o valor cheio.
• Mix amplo de procedimentos com margens muito diferentes, o que exige análise por tipo de tratamento.

Frentes de trabalho

A precificação por procedimento é o centro do trabalho: custo de material e laboratório, tempo de cadeira, custo da hora clínica, imposto e repasse, somados à margem desejada. A partir disso, identificam-se os procedimentos que estão sendo vendidos no prejuízo e os que sustentam a clínica.

Em paralelo, estrutura-se a régua de cobrança de pacotes, com política de parcelamento que embute o custo financeiro no preço, e a conciliação dos recebimentos. O objetivo é que o tratamento longo pare de ser uma fonte de inadimplência e de aperto de caixa.

Parcelamento sem juros de um tratamento longo, sem esse custo financeiro embutido no preço, significa que a clínica está financiando o paciente do próprio caixa.

Indicadores para clínica odontológica

• Margem de contribuição por tipo de procedimento.
• Percentual do custo de material e laboratório sobre a receita.
• Inadimplência de pacotes e taxa de conclusão de tratamento.
• Rentabilidade por dentista, já considerando o repasse sobre o valor líquido.
• Ticket médio por plano de tratamento e taxa de conversão de orçamentos.

Exemplo prático: a margem real de uma coroa de porcelana

Veja o cálculo completo de um procedimento em uma clínica odontológica fictícia, com três cadeiras e dois dentistas, sendo um deles parceiro com repasse.

1. Preço praticado: R$ 1.800, parcelado em seis vezes no cartão.
2. Material e laboratório: R$ 520.
3. Imposto efetivo da clínica: 8% sobre a receita = R$ 144.
4. Taxa de cartão: 3,5% = R$ 63.
5. Valor líquido para base do repasse: R$ 1.800 − R$ 144 − R$ 63 = R$ 1.593.
6. Repasse ao dentista, 30% sobre o líquido: R$ 477,90. Calculado sobre o valor cheio, seriam R$ 540, uma diferença de R$ 62,10 por coroa.
7. Margem de contribuição: R$ 1.800 − 520 − 144 − 63 − 477,90 = R$ 595,10, ou 33,1% do preço.
8. Confronto com a estrutura ocupada: o tratamento consome três sessões de uma hora. A R$ 110 de custo de hora de cadeira, são R$ 330. Sobram R$ 265,10 por coroa depois de pagar a estrutura usada.
9. Efeito no mês: em 15 coroas mensais, a base errada de repasse consumiria R$ 931,50 por mês, ou R$ 11.178 em doze meses, sem que nada apareça como erro no caixa.

Os valores são ilustrativos e servem apenas para mostrar a sequência do cálculo. Preço, custo de laboratório, alíquota efetiva, taxa de cartão e percentual de repasse variam em cada clínica, e a conta só orienta decisão quando é refeita com os números reais do negócio.

Repasse sobre valor cheio ou sobre valor líquido

Essa é a decisão que mais silenciosamente corrói a margem de clínica odontológica. A comparação usa o mesmo procedimento do exemplo acima.

Erros mais comuns

• Precificar sem o custo de laboratório atualizado: a tabela do laboratório muda e o preço da clínica fica congelado, o que reduz a margem sem que ninguém perceba.
• Parcelar tratamento longo sem embutir o custo financeiro: a clínica paga o material agora e recebe em doze meses, financiando o paciente com o próprio caixa.
• Fechar orçamento com desconto sem saber a margem: um desconto maior que a margem de contribuição transforma o tratamento em prejuízo, mesmo com o caixa recebendo.
• Tratar o repasse como despesa fixa: ele é variável, ligado ao procedimento realizado, e precisa entrar no cálculo de cada preço, não só no fechamento do mês.
• Analisar o resultado só por dentista: sem margem por tipo de procedimento, a clínica não sabe se o problema é o profissional, o mix de tratamentos ou o preço.
• Contar o tratamento como receita no fechamento do orçamento: o plano aprovado vira receita conforme as sessões acontecem e as parcelas entram, e não no dia do aceite.

Como o Grupo Ryka trata isso na prática

• Levantamento de custo por procedimento: material, laboratório, tempo de cadeira e custo da hora clínica apurados para os tratamentos que mais aparecem na agenda.
• Revisão da base de repasse: conferência de contratos e do cálculo praticado, com simulação da diferença entre base cheia e base líquida no volume atual da clínica.
• Régua de cobrança de pacotes: política de parcelamento por faixa de valor, custo financeiro embutido no preço e rotina de conciliação dos recebimentos.
• Painel por tipo de tratamento: margem de contribuição por procedimento, percentual de material sobre a receita, inadimplência e conversão de orçamentos, revistos no fechamento mensal.
• Frente contábil junto: regime tributário, pró-labore e distribuição de lucro tratados com a mesma equipe que cuida da precificação.

Atendimento em Mogi Guaçu, região e todo o Brasil

O Grupo Ryka atende clínicas odontológicas de forma presencial em Mogi Guaçu e região, e de forma remota em todo o país, com diagnóstico, implantação e acompanhamento por indicadores.