Custo da Hora Clínica: O Número que Falta na Sua Precificação

O que entra no custo da hora

O custo da hora clínica é composto pelo custo fixo da operação distribuído pelo tempo de agenda disponível. Entram aluguel, condomínio e IPTU, folha administrativa e encargos, pró-labore, sistema de gestão, energia, água, internet, limpeza, contabilidade, manutenção e depreciação de equipamentos, marketing fixo e seguros.

Não entram nesse cálculo os custos variáveis, como materiais do procedimento, taxa de cartão e repasse ao profissional, que são somados depois, por serviço.

O passo que quase todo mundo erra: a capacidade real

O erro mais comum é dividir o custo fixo pela capacidade teórica da agenda, como se todas as salas estivessem 100% ocupadas o mês inteiro. Nenhuma clínica opera assim. O custo da hora precisa ser calculado sobre as horas efetivamente ocupadas, considerando a ociosidade média histórica.

Precificar pela capacidade teórica, e não pela ocupação real, é uma das causas mais frequentes de preço abaixo do custo em clínicas com agenda parcialmente ociosa.

Como usar o custo da hora na precificação

1. Multiplique o custo da hora pelo tempo total que o serviço ocupa na agenda, incluindo preparo, procedimento e pós-atendimento.
2. Some o custo variável do serviço e a carga tributária efetiva.
3. Some a margem de contribuição-alvo.
4. Compare o valor com o teto de mercado para definir o preço de referência.

Exemplo prático: do custo fixo ao preço de referência de um procedimento

Considere uma clínica com três salas e dois profissionais, que atende de segunda a sexta. O caminho vai do custo fixo até o preço de um procedimento específico, sem pular etapa.

1. Custo fixo mensal: R$ 33.000, somando aluguel, folha administrativa com provisão de décimo terceiro e férias, pró-labore, sistema, contas de consumo, contabilidade e depreciação dos equipamentos.
2. Capacidade teórica de agenda: 3 salas, 8 horas por dia, 22 dias úteis, o que dá 528 horas no mês.
3. Ocupação real média dos últimos 12 meses: 55%, ou seja, cerca de 290 horas efetivamente ocupadas.
4. Custo da hora clínica: R$ 33.000 divididos por 290 horas, aproximadamente R$ 114 por hora. Pela capacidade teórica, o mesmo custo daria R$ 63 por hora, quase metade, e é aí que nasce o preço abaixo do custo.
5. Tempo que o procedimento ocupa: 15 minutos de preparo, 60 minutos de procedimento e 15 minutos de higienização e pós-atendimento. Total de 1h30, que custa 1,5 × R$ 114, ou R$ 171 de estrutura.
6. Custo variável do procedimento: material R$ 45, taxa do meio de pagamento R$ 12, repasse ao profissional R$ 90 e impostos sobre a venda R$ 32. Somando, R$ 179.
7. Custo total do procedimento: R$ 171 de estrutura mais R$ 179 de variável, igual a R$ 350. Esse é o piso: abaixo disso, o atendimento consome resultado.
8. Preço de referência com margem-alvo de 25% sobre o preço: R$ 350 divididos por 0,75, aproximadamente R$ 467, arredondados para R$ 470 na tabela.

Repare no que o número revela: se a mesma clínica elevasse a ocupação de 55% para 70%, o custo da hora cairia para cerca de R$ 89 e o mesmo procedimento passaria a ter piso próximo de R$ 313. Ocupação e preço são o mesmo problema visto por dois ângulos.

Os valores são ilustrativos e servem para mostrar a sequência do cálculo. Repasse ao profissional e impostos variam conforme o preço final e conforme a apuração da contabilidade de cada clínica, então na prática o cálculo é feito com percentuais sobre o preço. Cada clínica tem a sua estrutura de custo e a sua ocupação.

Erros mais comuns

• Dividir o custo fixo pela capacidade teórica: gera um custo por hora artificialmente baixo e contamina o preço de todos os serviços da tabela.
• Deixar o pró-labore de fora: o custo da hora fica menor do que é e a clínica só descobre que não paga o próprio dono quando o caixa aperta.
• Contar só o tempo do procedimento: preparo, higienização e intervalo ocupam a sala e precisam estar no tempo cobrado.
• Usar um único custo da hora para salas muito diferentes: a sala com equipamento caro subsidia a sala simples, e o serviço mais pesado sai barato demais.
• Calcular uma vez e nunca mais revisar: nova contratação, novo aluguel ou queda de ocupação mudam o número e ninguém percebe.
• Confundir custo da hora com preço da hora: o custo é o piso, não a tabela. Preço ainda precisa de margem e de leitura de mercado.

Como o Grupo Ryka trata isso na prática

• Levantamento do custo fixo real: conferência linha a linha das despesas dos últimos meses, incluindo o que costuma ficar esquecido, como provisões trabalhistas, manutenção e depreciação.
• Apuração da ocupação histórica: leitura da agenda dos últimos 12 meses por sala, para trabalhar com ocupação real e não com estimativa.
• Custo da hora por sala: rateio conforme uso, metragem e equipamento, entregue como número utilizável na tabela de preços.
• Aplicação na precificação: revisão dos serviços do cardápio com o custo da hora aplicado, identificando os que estão abaixo do piso.
• Revisão periódica: recálculo a cada mudança relevante de estrutura e no mínimo uma vez por ano, com o acompanhamento por indicadores.

O custo da hora também mostra o preço da ociosidade

Se cada hora ociosa custa R$ 208 e a clínica tem 40% da agenda vazia, o custo da ociosidade é alto e recorrente. Isso ajuda a decidir entre reduzir estrutura, investir em captação ou criar condições para preencher horários de baixa procura, sempre com base em número, não em sensação.