Consultoria Financeira para Consultórios e Clínicas Médicas

O que costuma pesar no resultado de uma clínica médica

• Dependência de convênios que pagam perto do custo da hora clínica ou abaixo dele.
• Prazos de recebimento longos, de 30 a 90 dias, que aumentam a necessidade de capital de giro.
• Glosas não conferidas nem contestadas, que viram perda de receita silenciosa.
• Preço particular defasado, muitas vezes ancorado na tabela do convênio em vez do custo real.
• Pró-labore e distribuição entre médicos sócios sem critério definido, gerando conflito e insegurança fiscal.

Frentes de trabalho

O trabalho costuma começar pela rentabilidade real de cada convênio, já descontados prazo, glosas e custo da hora, seguida da correção do preço particular e da definição de um limite saudável de ocupação da agenda por operadora. Em paralelo, estrutura-se a conciliação e a rotina de contestação de glosas, que recupera receita já faturada.

Quando há mais de um médico sócio, define-se a política de pró-labore e distribuição de lucro, com respaldo contábil, considerando o Fator R e o fluxo de caixa. Isso reduz atrito entre sócios e dá previsibilidade à retirada de cada um.

Em clínicas médicas, o preço particular calculado costuma ficar bem acima do valor pago pelo convênio. Isso não é exagero, apenas evidencia o quanto o convênio vinha subsidiando o custo da clínica.

Exemplo prático: quanto sobra de uma consulta de convênio

Considere um consultório com três salas e dois médicos. O custo fixo mensal, somando aluguel, secretaria, sistema, contabilidade e estrutura, é de R$ 38.000. Cada médico atende 6 horas por dia, 20 dias no mês, o que dá 240 horas clínicas disponíveis.

1. Custo fixo por hora clínica: 38.000 ÷ 240 = R$ 158,33.
2. Como a consulta ocupa 30 minutos, o custo fixo por consulta é de aproximadamente R$ 79.
3. Consulta pelo convênio: a tabela paga R$ 95. Descontada uma glosa média de 4% no histórico do consultório, o recebimento efetivo é de R$ 91,20, e o dinheiro entra 60 dias depois.
4. Custo variável dessa consulta, incluindo material, taxa administrativa e os tributos apurados pelo contador sobre aquela receita: R$ 24. Sobram 91,20 − 24 = R$ 67,20 para cobrir o custo fixo de R$ 79.
5. Resultado: déficit de R$ 11,80 por consulta. O convênio não paga a estrutura que usa.
6. Consulta particular a R$ 350: com custo variável de R$ 60 na mesma linha de cálculo, sobram R$ 290. Descontado o custo fixo de R$ 79, o resultado é de R$ 211 por consulta, recebidos à vista ou em D+1.

O efeito só fica visível no volume. Se 288 das 480 consultas do mês forem desse convênio, o déficit acumulado passa de R$ 3.390 por mês, financiado pelo particular e pelo próprio caixa dos sócios. Deslocar 40 desses horários para atendimento particular muda o resultado do mês sem acrescentar uma hora de agenda.

Isso não significa que todo convênio deva ser encerrado. Um convênio que ocupa horário de baixa procura e cobre o custo variável ainda contribui. O que a conta mostra é qual operadora pode ocupar horário nobre e qual não pode.

Todos os números deste exemplo são ilustrativos e servem para demonstrar o método de cálculo. Tabela de cada operadora, percentual de glosa, custo fixo, duração da consulta e preço particular variam em cada consultório e precisam ser levantados caso a caso.

Particular e convênio lado a lado

Antes de decidir o peso de cada fonte na agenda, ajuda ver as duas nos mesmos critérios.

Erros mais comuns

• Ancorar o preço particular na tabela do convênio. O particular passa a herdar um valor que foi calculado para outra lógica e nunca cobriu o custo da hora do consultório.
• Avaliar convênio pelo faturamento que ele traz. Volume alto com contribuição negativa por consulta aumenta o movimento e reduz o resultado.
• Aceitar a glosa como perda natural. Sem conferência do que foi pago contra o que foi faturado, a receita já produzida some sem que ninguém registre.
• Confundir o caixa da pessoa física com o da pessoa jurídica. Retirada sem pró-labore definido tira a previsibilidade da clínica e cria exposição fiscal desnecessária.
• Dividir o lucro entre os sócios pelo número de atendimentos. Sem rateio do uso de estrutura e sem apuração contábil, a divisão vira discussão de percepção.
• Reajustar o particular sem preparar a comunicação. O preço novo chega ao paciente em acompanhamento sem aviso e o atrito recai sobre a recepção.

Como o Grupo Ryka trata isso na prática

• Cálculo do custo da hora clínica por sala e por período, base de tudo que vem depois: sem ele, nenhuma tabela de convênio ou preço particular pode ser avaliada.
• Análise operadora por operadora, com tabela praticada, percentual de glosa, prazo médio de recebimento e resultado por atendimento, gerando um teto de ocupação de agenda para cada convênio.
• Recomposição do preço particular a partir do custo apurado, do custo variável do atendimento e do teto de mercado da região, com plano de transição para os pacientes já em acompanhamento.
• Implantação da rotina de conciliação e contestação de glosas, com responsável definido e calendário atrelado aos prazos de cada operadora, frente que pode ser assumida pelo BPO Financeiro.
• Definição da política de pró-labore, rateio de estrutura e distribuição de lucro entre os médicos sócios, com respaldo contábil, revisada nas reuniões periódicas de leitura de indicadores.

Indicadores que a clínica médica deveria acompanhar

• Rentabilidade e prazo médio de recebimento por convênio.
• Percentual de glosa por operadora e taxa de recuperação de glosas.
• Participação do particular no faturamento e na ocupação da agenda.
• Ticket médio e rentabilidade por médico.
• Ociosidade de agenda por sala e por período.

Atendimento em Mogi Guaçu, região e todo o Brasil

O Grupo Ryka atende consultórios e clínicas médicas de forma presencial em Mogi Guaçu e região de Campinas, e de forma remota em todo o país, com a mesma metodologia de diagnóstico, implantação e acompanhamento por indicadores.